Fondée en 1986, cette entreprise basée
à Montréal n’est peut-être pas la plus
imposante sur le marché, mais en termes
d’efficacité, elle n’a rien à envier
aux grands joueurs de l’industrie.
Produits Chimiques ACP fabrique et distribue
des produits chimiques destinés à un
nombre imposant de laboratoires chimiques.
L’entreprise offre une vaste gamme de produits
et services aux laboratoires, dont les
mélanges sur mesure, l’étiquetage privé, l’emballage
sur mesure, la gestion des documents
de conformité (MSDS, les certificats d’analyse,
les déclarations de matières dangereuses, etc.),
la consolidation de commandes, et même la
gestion et l’enlèvement des déchets.
Ses quelque 2000 clients sont répartis à
travers l’Amérique du Nord et même en
Europe. Avec autant de produits destinés à un
si grand nombre de clients, avoir un bon système
logistique est crucial.
La nature délicate du produit sous-entend
déjà la nécessité de rencontrer les normes de
conformité, les lois et une panoplie de mécanismes de contrôle. Et comme si ce n’était pas
assez, il y a autant de règles à suivre qu’il y a
de produits sur le marché, en fonction des
quantités, des méthodes d’expédition, des
classifications, et ainsi de suite.
«C’est déjà une tâche très complexe à
gérer pour toute entreprise oeuvrant dans un
marché», explique Carmine Seccareccia, président
et co-fondateur de Produits Chimiques
ACP. «Chez ACP, nous couvrons tous les
marchés! Compiler, contrôler et communiquer
un tel volume d’informations sans avoir en
place un système adéquat serait extrêmement
coûteux en temps et en argent.»
Il est difficile d’imaginer le nombre de
combinaisons possibles que 20 000 produits
peuvent représenter. «Nous pouvons expédier
tout… de la fiole au baril, à des quantités
encore plus grandes, ajoute M. Seccareccia.
Mais pour chaque produit et chaque quantité
d’un même produit, les règles varient. Et
même les règles changent, selon le moyen de
transport utilisé.»
RELIER LES MORCEAUX DU CASSE-TÊTE
Avec autant d’informations à gérer et un
produit de nature aussi sensible, il est facile
de croire qu’il est essentiel d’avoir en place un
excellent système. En fait, il faudrait probablement
une armée de ressources pour arriver
à accomplir le boulot sans un tel système.
Surtout si vous désirez tenir votre promesse
de livraison en 24 heures!
«Nous manipulons une importante
gamme de produits chimiques et de produits
d’emballage. En fait, nous avons les permis
pour toutes les classes de matières dangereuses.
Tout ceci fait en sorte que nous
devons sans cesse être au courant et en
mesure de gérer toutes les lois et règles de
conformité.
«En 2000, nous avons mis en place un
nouveau système IMS (Inventory
Management System) conçu spécifiquement
pour les entreprises de distribution. Ce système
central est un élément clé de nos opérations.
Avec un inventaire imposant de produits
comportant toutes leurs propres réglementations
et leurs exigences de conformité
pour le contrôle qualité, l’emballage, l’expédition,
l’entreposage, etc., avoir un bon système
est essentiel. »
Grâce à son système IMS, lequel a remplacé
un système qui était plutôt réservé aux aux fonctions de comptabilité, ACP peut contrôler
tous les détails relatifs à chaque produit – détails
des commandes, notes historiques, sécurité,
MSDS (Material Safety Data Sheets), critères
d’emballage, d’étiquetage et de transport.
Lorsqu’une commande est reçue, elle est
acheminée vers le service de planification de
la production, lequel émettra le bon de commande
incorporant toute l’information pertinente
relative au produit commandé. Le
niveau de détail va même jusqu’à indiquer
aux employés quel équipement de sécurité ils
doivent porter pour manipuler ce produit spécifique.
«Ceci nous permet d’assurer qu’aucun
détail n’est laissé de côté et que nous ne perdons
pas de temps à rechercher l’information
concernant le produit et la manière dont il
doit être manipulé, testé, emballé, etc., et que
le produit sera livré au client dans les délais et
selon les standards de qualité», explique Jean-
Pierre Zajac, directeur des opérations.
« Il est important d’avoir en place un système
qui fait le pont entre tous les éléments.
Avec autant de réglementations à respecter,
nous ne pouvons pas nous permettre de laisser un seul détail nous échapper. »
L’une des particularités d’ACP comprend
la production de solutions sur mesure spécifiques
à certains clients. Ces solutions nécessitent
l’ajout d’une étape au processus avant
même qu’une commande puisse être inscrite
dans le système.
«Aucun bon de commande ne peut être
émis avant qu’une évaluation complète des
spécifications du produit sur mesure ne soit
complétée par nos services techniques, ajoute
M. Zajac. Nous avons mis en place un processus
visant une enquête complète de toutes les
conditions reliées au nouveau produit. Ce
n’est qu’une fois tous les détails obtenus que
nous pouvons entrer l’information dans le
système et aller de l’avant avec l’émission du
bon de commande.»
Les services technologiques et le responsable
de la conformité obtiennent et valident
l’information et entrent par la suite l’information
dans le système afin que la commande
puisse être traitée.
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Une fois entrée dans le système, l'information y sera conservée pour référence future.
ACP A L'INVENTAIRE À L'OEIL
Parmi les nombreux bénéfices offerts par ce nouveau système, on retrouve les fonctions additionnelles reliées à la gestion de l'inventaire. Des fonctions de rapports de remplissage et de demande/action sont en effet intégrées dans le système IMS. Ces deux fonctions permettent à ACP d'analyser les tendances et d'effectuer une planification basée sur ces données.
«Le système analyse la consommation et établit les points hauts, bas et médians de consommation, explique M. Zajac. En se basant sur les données, il nous avise des moments auxquels nous devons effectuer un remplissage pour un produit précis, qu'il s'agisse de matière première ou de produit d'emballage.»
La fonction demande/action se base sur les données historiques pour prévoir les tendances et effectuer les ajustements nécessaires des niveaux d'inventaire. Encore ici, le système analyse les temps de cycle de l'inventaire et les taux de remplissage et identifie les baisses ou les augmentations dans la demande. L'information fournie permet à ACP d'ajuster son ratio de remplissage par produit.
«Nous avons un programme d'inventaire sur mesure, lequel nous assure de toujours avoir en notre possession les produits dont nous avons besoin pour livrer en temps.»
Les autres fonctions du système incluent la livraison automatique, qui permet de planifier automatiquement une série de livraisons sur une période prédéterminée. «Nous avons
certains clients qui planifient leur consommation
annuelle et placent leur commande une
fois l’an. Le système fait les calculs basés sur
la consommation mensuelle et nous avise
automatiquement, 14 jours à l’avance, de la
livraison à venir.»
Les codes de couleur pour l’entreposage de
chaque produit sont également intégrés au
système. Basés sur les standards de l’industrie,
ces codes – il y en a cinq, dictés par la réglementation
du code des incendies – identifient
les conditions d’entreposage prescrites pour
chaque produit. Ce sont en fait ces codes qui
dictent la configuration de l’entrepôt. Chaque
produit est livré avec son code apposé sur l’étiquette
afin de faciliter la tâche pour le client
qui le reçoit.
«Nous nous assurons ainsi de respecter les
conditions d’entreposage et que le produit est
entreposé convenablement et selon les règles
lorsqu’il arrive chez le client.»
AUCUN COMPROMIS SUR LA QUALITÉ
Toutes ces fonctions seraient cependant
inutiles sans un programme de qualité à la
hauteur. Car, peu importe à quel point vous
êtes efficace dans vos opérations, dans le
domaine des produits chimiques, si vous ne
rencontrez pas les critères de qualité à tous les
niveaux, de la production à l’emballage, vous
ne pouvez tout simplement pas survivre.
«C’est un domaine très concurrentiel. Et en
bout de ligne, ce qui importe, c’est que le produit
se rende à destination sans que son intégrité ne
soit compromise, explique M. Seccareccia. Ceci
ne touche pas seulement l’intégrité du produit,
mais également celle de l’emballage, de l’étiquette,
des documents accompagnant le produit
à chaque étape du processus.
Les procédures de contrôle qualité et d’assurance
qualité sont appliquées tout au long
du processus logistique et sont suivies à la
loupe par le système intégré d’ACP. Le programme
complet de qualité de l’entreprise
comprend les tests et les vérifications à
chaque étape du processus, de la commande à
la livraison au client.
Toutes les matières premières passent
également par un processus de validation
interne avant leur utilisation. Les échantillons
de produits sont constamment analysés
et chaque étape du processus est documentée
et suivie, de la matière première utilisée
jusqu’au personnel impliqué.
Avant l’étape de l’expédition, tous les produits
sont soumis à une vérification finale
pour assurer que le produit fini et son emballage
rencontrent tous les critères, que les
bonnes quantités sont expédiées, et que
chaque envoi est accompagné de la documentation
appropriée.
«Le nombre de tests menés sur les échantillons
varie d’un produit à l’autre. Mais
chaque préparation que nous produisons est
soumise à des tests et analyses et des échantillons
sont conservés afin que nous puissions
revenir en arrière et les analyser si un problème survient.»
La matière première, les solutions standards,
les solutions sur mesure, les fioles, les
barils, l’emballage, les étiquettes, le mode de
transport, les réglementations changeantes…
il y a autant d’ingrédients dans cette recette
qu’il existe de combinaisons à la loterie. Mais
à l’opposé de la loterie, rien dans ce domaine
n’est laissé à la chance.
«Les systèmes de gestion de données ont
évolué, conclut M. Seccareccia. Et nous avons
évolué aussi. Mais une chose demeure vraie.
Sans un bon système de données permettant
de gérer l’information relative à l’ensemble du
cycle de production, vous ne pouvez pas
arriver. C’est un défi de gérer toutes les conditions
relatives à un seul produit. Imaginez
20 000 produits!»
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